Conciliação
Compare o esperado com o realizado e registre uma decisão quando houver diferença.
Quando usar
Abra uma conciliação quando cobrança, contrato, matriz e confirmação financeira não puderem ser relacionados com segurança.
Exemplos:
- valor diferente;
- pagamento parcial ou duplicado;
- estado inesperado;
- referência ausente;
- distribuição incompatível;
- evento repetido ou fora de ordem.
Fila de trabalho
Cada item deve apresentar contexto suficiente para uma decisão:
- cobrança e contrato;
- pagador;
- valor esperado e realizado;
- matriz e versão;
- eventos relacionados;
- motivo da diferença;
- nível de confiança da sugestão, quando houver.
Informação insuficiente deve bloquear a decisão, não incentivar uma aprovação por aproximação.
Analisar uma diferença
- confirme organização, contrato e cobrança;
- compare valor, data e estado;
- confira a versão da matriz;
- verifique eventos duplicados ou fora de ordem;
- leia a sugestão e sua justificativa;
- consulte a evidência disponível;
- registre a decisão humana exigida pela política.
Aprovar ou rejeitar
| Decisão | Quando usar |
|---|---|
| Aprovar | A ação proposta é compatível com contrato, regra e evidência |
| Rejeitar | A proposta está incorreta, incompleta ou não autorizada |
| Manter pendente | Faltam dados ou aprovação necessária |
Uma decisão deve registrar responsável, data, justificativa quando aplicável e efeito esperado.
Automação com supervisão
Uma sugestão automática pode classificar e explicar uma diferença, mas não elimina a responsabilidade do aprovador.
Não aprove somente com base em um indicador de confiança. Confira os fatos da operação e a política da organização.
Encerramento
Uma conciliação é concluída quando:
- a diferença foi explicada;
- a decisão foi registrada;
- o estado da operação foi atualizado;
- nenhuma ação duplicada foi criada;
- a evidência pode ser recuperada na Governança.
Erros comuns
| Situação | Ação |
|---|---|
| Item sem contrato | Recuperar a referência antes de decidir |
| Evento duplicado | Confirmar deduplicação e resultado anterior |
| Valor não fecha | Comparar centavos, taxas e regra aplicável |
| Versão divergente | Localizar a matriz usada na cobrança |
| Sugestão sem contexto | Manter pendente e solicitar informação |