Auditoria e prova
Preserve uma história verificável da configuração ao resultado financeiro.
O que a trilha responde
Uma trilha útil permite responder:
- quem realizou ou aprovou uma ação;
- quando ela aconteceu;
- qual contrato e unidade estavam envolvidos;
- qual versão da regra foi usada;
- o que mudou;
- qual foi o resultado;
- onde está a evidência relacionada.
Eventos relevantes
| Etapa | Exemplos de evento |
|---|---|
| Recebedores | Cadastro, validação, habilitação ou bloqueio |
| Rateio | Avaliação, alteração de versão e validação |
| Fechamento | Checklist, aprovação, rejeição ou cancelamento |
| Pagadoria | Preparação, emissão e mudança de estado |
| Conciliação | Sugestão, decisão e resolução da diferença |
| Governança | Consulta, exportação e preservação da evidência |
Estrutura de uma evidência
Uma evidência deve relacionar:
- identificador e tipo do evento;
- organização e referências de negócio;
- data de ocorrência e registro;
- responsável ou sistema de origem;
- estado anterior e novo estado;
- versão da regra ou matriz;
- identificador de correlação;
- resultado e justificativa quando aplicável.
Segredos e dados pessoais desnecessários não devem aparecer na evidência.
Prova de uma versão
Quando uma matriz ou regra for aprovada, preserve uma representação estável daquela versão. Alterações futuras devem produzir uma nova versão, mantendo o histórico anterior verificável.
A prova não deve depender apenas de uma captura de tela. Ela precisa ser correlacionável com a operação e recuperável por um processo autorizado.
Governança
Use a Governança para:
- localizar o cenário pelo contrato ou período;
- revisar a sequência de eventos;
- identificar decisões e responsáveis;
- comparar versões quando houver alteração;
- exportar a evidência necessária para revisão.
Uma exportação é uma cópia da evidência disponível naquele momento. Preserve também a referência que permita voltar à origem.
Retenção e acesso
Prazos de retenção e perfis de acesso devem seguir contrato, política da organização e obrigações aplicáveis.
- conceda acesso pelo menor privilégio;
- registre exportações relevantes;
- não use planilhas locais como única fonte de prova;
- preserve operações históricas mesmo depois de uma nova versão;
- elimine dados somente por processo autorizado.
Revisão de um ciclo
Ao concluir uma operação, confirme:
- referências consistentes em todos os módulos;
- recebedores e matriz corretos;
- Fechamento aprovado;
- cobrança e confirmação relacionadas;
- exceções decididas;
- evidência acessível;
- ausência de segredo ou dado excessivo no material exportado.